En muchas empresas, los pedidos de clientes y distribuidores siguen llegando por correo: a veces en el texto, a veces en un PDF, a veces en una hoja de cálculo. Y alguien los copia, uno a uno, en el programa de gestión. Es una de las tareas que mejor se automatizan con IA.
Por qué esta tarea es buena candidata
- Se repite cada día y siempre sigue los mismos pasos.
- Los errores cuestan dinero: una referencia o una cantidad mal tecleada acaba en un envío equivocado.
- El resultado se puede medir: es fácil contar cuántos pedidos entran y cuánto se tarda en cada uno.
Cómo funciona el sistema, paso a paso
- Detecta el pedido. El sistema revisa la bandeja de pedidos y distingue los correos que son pedidos de los que no lo son.
- Lee el contenido. La IA extrae cliente, referencias, cantidades, dirección de entrega y fecha, tanto del texto como de los adjuntos.
- Lo comprueba. Cruza los datos con tu catálogo y tu lista de clientes: que la referencia exista, que el cliente esté dado de alta, que la cantidad sea razonable.
- Lo da de alta o lo para. Si todo cuadra, crea el pedido en el programa de gestión. Si falta algo o algo no encaja, lo deja pendiente y prepara un borrador de correo al cliente con la duda.
- Avisa. Al final del día, el equipo recibe un resumen: pedidos dados de alta, pedidos pendientes y por qué.
Dónde debe revisar una persona
Automatizar no significa dejar al sistema decidir todo. Recomendamos que una persona revise:
- Los pedidos que el sistema marca como dudosos.
- Los pedidos por encima de un importe que tú decides.
- Los clientes nuevos, la primera vez que piden.
- Los borradores de respuesta antes de enviarlos, al menos durante las primeras semanas.
Qué necesitas para empezar
- Una bandeja de correo donde lleguen los pedidos (Gmail, Outlook u otra).
- Un programa de gestión que permita crear pedidos de forma automática, por API o importación. Si no lo permite, podemos empezar dejando los pedidos preparados en una hoja de cálculo.
- Tu catálogo de referencias y tu lista de clientes.
- Unas semanas de pedidos reales para probar el sistema antes de activarlo.
Cómo medir si ha merecido la pena
Antes de empezar, mide durante una semana cuántos pedidos entran y cuánto tiempo lleva cada uno. Después de activar el sistema, mide lo mismo y cuenta también los errores. Así sabrás con datos cuánto tiempo has recuperado.
Como referencia de lo que puede suponer automatizar tareas repetitivas, en el caso de Sulema, un fabricante de Haro, se automatizaron 3.000 tareas y se ahorraron 135 horas de trabajo.
Siguiente paso
Si en tu empresa pasa esto, cuéntanoslo en el diagnóstico gratuito de 15 minutos. Te diremos si es viable con tus herramientas y cuánto costaría.